top of page

Кадровые документы

КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ

 

В соответствии с действующим законодательством в Предприятие создаются следующие кадровые документы:

  • приказы (распоряжения);

  • инструкции;

  • договоры;

  • акты;

  • протоколы;

  • письма;

  • должностные инструкции;

  • документы по личному составу;

  • и другие.

​

Распорядительные акты

 

распорядительные акты руководителя организации

- приказы о заключении и расторжении ТД;

- приказы об утверждении внутренних документов (Положений о структурных подразделениях, Инструкций по кадровому делопроизводству, Должностных инстркуций работников, Правил внутреннего трудового распорядка, Положений обоплате труда, о порядке проведения аттестации, о видах и порядке поощрений и наложении дисциплинарных взысканий на работников, о служебных командировках и т.д.);

- приказы о служебных командировках и отпусках работников;

- приказы об утверждении различных актов заключений, связанных с трудовыми отношениями, и др.

 

Справочно-информационные и накопительные документы

 

Справочно-информационные и накопительные документы:

- ТД с работниками;

- личные дела и личные карточки по учету работников;

- протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;

- протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий;

- документы по расследованиям несчастных случаев на производстве, повлекшим повреждение здоровья или смерть работников;

- документы о вредных (особо вредных) или опасных условиях труда, травматизме и профессиональных заболеваниях работников;

- списки работников, в т.ч. работающих на производстве с вредными  (и) или опасными условиями труда, работа в которых дает право на ежегодно оплачиваемый дополнительный трудовой отпуск, повышенный размер оплаты труда, и сокращенную продолжительность рабочего времени;

- списки участников ВОВ и лиц, приравненных к ним, а также инвалидов;

- списки работников, достигших пенсионного возраста;

- списки работников моложе 18 лет;

- журналы (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

Правила подготовки кадровой документации

 

Приказом (распоряжением) оформляется решения нормативного характера по кадровым вопросам внутренней работы Предприятия.

Приказ (распоряжение) оформляется на бланке приказа Предприятия.

Приказ подписывается директором Предприятия или лицом, исполняющим его обязанности.

 

Протоколом фиксируется ход обсуждения вопросов и принятых решений в Предприятие.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии.

 

Акт - документ, составленный несколькими должностными лицами и подтверждающий факты, события (акт приема - передачи трудовой книжки), происходящие в Предприятие.

Акт оформляется на белых листах бумаги форматов А4.

Акт подписывается членами комиссии по актированию и утверждается директором Предприятие или лицом, исполняющим его обязанности. 

 

Деловая переписка - неотъемлемое средство связи с внешними организациями.

По содержанию и назначению письма могут быть: гарантийные, письма - запросы, письма - ответы и другие.

Номенклатура дел

 

 

Организация документов в кадровом делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, систематизацию документов, формирование и оформление дел в кадровом делопроизводстве и их передачу в архив Предприятия в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, а также методическими документами по архивному делу. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в кадровом делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

 

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Предприятия, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

 

Группировка исполненных документов в дела осуществляется в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

  • помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

  • помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

  • группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

  • раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

 

С момента заведения и до передачи в архив Предприятия дела хранятся по месту их формирования.

Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заменитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения директора Предприятия, с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Документы по личному составу

 

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работников Предприятия, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся:

  • трудовые договоры;

  • приказы по личному составу;

  • трудовые книжки;

  • личные карточки формы Т-2;

  • личные дела;

  • лицевые счета по заработной плате.

Приказы по личному составу

 

Приказы по личному составу - это распорядительные документы, издаваемые директором Предприятия или лицом, исполняющим его обязанности, в соответствии с Уставом Предприятия, по вопросам регулирования трудовых правоотношений сотрудников с администрацией.

Приказами по личному составу документируют такие процедуры кадров:

  • прием на работу;

  • перевод на другую работу;

  • увольнение;

  • предоставление отпусков;

  • график отпусков;

  • поощрение.

Процедура ведения кадровой документации

 

Документы по личному составу оформляются, в соответствии с Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144 «Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях» (далее - Типовые правила).

 

1) подготовка, заключение и расторжение (прекращение) трудовых договоров (далее – ТД);

2) оформление пакета документов по приему, переводу и перемещению работников;

3) формирование личных дел и ведение личных картотек;

4) ведение воинского учета военнообязанных и лиц призывного возраста;

5) своевременная обработка поступающих писем, заявлений и жалоб по кадровым вопросам и подготовка по ним ответов и справок;

6) доведение распорядительных документов руководителя организации по кадровым вопросам до сведения соответствующих работников;

7) регистрация, учет, хранение и подготовка к сдаче в архив кадровых документов;

8) постоянный анализ численности персонала и его движения, профессиональной подготовки, переподготовки и обучения, поощрений и взысканий работников.

Должностная инструкция

 

Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности работника Предприятия.

Должностные инструкции разрабатываются и утверждаются директором Предприятия. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров (бухгалтерии), второй  - у работника.

Должностная инструкция должна содержать следующие разделы:

  • общие положения;

  • функции;

  • должностные обязанности;

  • права;

  • ответственность.

Передача дел в архив

 

 

Для определения ценности кадровых документов с целью отбора их на хранение в архив Предприятия и установления сроков хранения проводится экспертиза ценности документов.

 

Отбор кадровых документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Предприятия путем полистного просмотра дел.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

 

На завершенные дела постоянного, временного хранения и по личному составу Предприятия, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи.

 

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

  • заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

  • графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

 

Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.

Передача дел производится по описям.

© 2016 «Бизнес и учетная политика». Сайт создан на Wix.com

  • Иконка Facebook с прозрачным фоном
  • Классическая иконка Twitter
  • Иконка Google
bottom of page