Документ, подтверждающий резидентство

Какие требования предъявляемые к Документу, подтверждающему резидентство по оформлению и срокам апостилирования, получения и предоставления?

Ответ;

Если иное не установлено международным договором, порядок применения положений международного договора, распространяется на доходы нерезидента, предусмотренные статьей 644 Налогового Кодекса.

Налоговый агент имеет право самостоятельно применить освобождение от налогообложения при выплате дохода нерезиденту или отнесении начисленного, но не выплаченного дохода нерезидента на вычеты.

Международный договор применяется при условии представления нерезидентом налоговому агенту документа, подтверждающего резидентство нерезидента.

При этом документ, подтверждающий резидентство, представляется нерезидентом налоговому агенту не позднее одной из следующих дат, которая наступит первой:

1) 31 марта года, следующего за налоговым периодом, определенным в соответствии со статьей 314 настоящего Кодекса, в котором произошла выплата дохода нерезиденту или невыплаченные доходы нерезидента отнесены на вычеты;

2) не позднее пяти рабочих дней до завершения налоговой проверки по вопросу исполнения налогового обязательства по подоходному налогу, удерживаемому у источника выплаты, за налоговый период, в течение которого выплачен доход нерезиденту. Дата завершения налоговой проверки определяется в соответствии с предписанием.

То есть, в общем случае, если доход нерезиденту выплачен в 2023 году, то документ, подтверждающий резидентство, должен быть предоставлен нерезидентом до 31 марта 2024 года.

Требования, предъявляемые к документу, подтверждающему резидентство нерезидента описаны в статье 675 Налогового Кодекса.

В целях применения положений раздела 19 «Налогообложение нерезидентов», документом, подтверждающим резидентство нерезидента, является официальный документ, подтверждающий, что нерезидент - получатель дохода является резидентом государства, с которым Республикой Казахстан заключен международный договор, представленный в одном из следующих видов:

1) оригинала, заверенного компетентным органом иностранного государства, резидентом которого является нерезидент. Подпись должностного лица и печать компетентного органа, подтверждающего резидентство нерезидента, должны быть легализованы в порядке, определенном законодательством Республики Казахстан, или документ, легализующий подпись должностного лица и печать компетентного органа, размещен на:

интернет-ресурсе государственного органа, осуществляющего легализацию;

интернет-ресурсе иной государственной организации или общественной нотариальной палаты, осуществляющей сбор (хранение) электронных апостилей иностранного государства;

2) нотариально засвидетельствованной копии оригинала документа, соответствующего требованиям подпункта 1) настоящего пункта. Подпись и печать иностранного нотариуса должны быть легализованы в порядке, определенном законодательством Республики Казахстан, или документ, легализующий подпись и печать иностранного нотариуса, размещен на:

интернет-ресурсе государственного органа, осуществляющего легализацию;

интернет-ресурсе иной государственной организации или общественной нотариальной палаты, осуществляющей сбор (хранение) электронных апостилей иностранного государства;

3) бумажной копии электронного документа, подтверждающего резидентство нерезидента, размещенного на интернет-ресурсе компетентного органа иностранного государства.

2. Легализация в порядке, определенном законодательством Республики Казахстан, не требуется в случае, если:

документ, подтверждающий резидентство нерезидента, размещен на интернет-ресурсе компетентного органа иностранного государства;

установлен иной порядок удостоверения подлинности подписи и печати лица (лиц), указанного (указанных) в пункте 1 настоящей статьи:

международным договором Республики Казахстан;

между уполномоченным органом и компетентным органом иностранного государства в рамках процедуры взаимного согласования, проводимой в соответствии со статьей 221 настоящего Кодекса;

решением органа Евразийского экономического союза.

3. Нерезидент признается резидентом государства, с которым Республикой Казахстан заключен международный договор, в течение периода времени, указанного в документе, подтверждающем резидентство нерезидента. При этом в случае подтверждения резидентства на определенную дату нерезидент признается резидентом государства, с которым Республикой Казахстан заключен международный договор на период времени с начала календарного года до даты, на которую подтверждено резидентство.

Если в документе, подтверждающем резидентство нерезидента, не указан период времени резидентства, нерезидент признается резидентом государства, с которым Республикой Казахстан заключен международный договор, в течение календарного года, в котором такой документ выдан (размещен на интернет-ресурсе компетентного органа иностранного государства).

Легализация документов

О порядке консульской легализации

Правила консульской легализации

Консульская легализация (далее - легализация) заключается в проверке соответствия документов действующему законодательству государства пребывания и представляет собой установление и засвидетельствование подлинности подписи должностного лица и печати на таких документах с целью использования их в другом государстве. Данная процедура регулируется Правилами консульской легализации, утвержденной Приказом Министра иностранных дел РК № 264 от 21 ноября 2000 г.

За рубежом функции по легализации выполняют загранучреждения РК.

На территории РК - Департамент консульской службы Министерства иностранных дел РК (далее - Департамент).

Департамент легализует документы и акты, исходящие от иностранных организаций и учреждений, если они предварительно легализованы в загранучреждении иностранного государства происхождения документов, а также документы и акты, исходящие от организаций и учреждений РК и предназначенные для предъявления за рубежом.

Требования к документам, подлежащим легализации

Документы принимаются на легализацию как в подлинниках, так и в нотариально заверенных копиях. Если легализация в иностранном дипломатическом представительстве или загранучреждении обусловлена представлением перевода документа с государственного или русского языка на иностранный язык, то легализация нотариально заверенного документа в Департаменте может совершаться вместе с его переводом.

Также документы должны содержать реквизиты, наличие которых является обязательным (номер, дата, подпись, печать), совершены без подчисток либо приписок, в них не допустимы зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, они не должны быть исполнены карандашом. Текст документа должен быть четким и ясным, а подписи должностных лиц и оттиски печати, содержащиеся на документах, отчетливыми. В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.

Порядок легализации документов

Легализация документов производится четыре дня в неделю (понедельник, вторник, четверг и пятница). Прием документов осуществляется с 10:00 до 12:00 часов и выдача документов производится с 16:00 до 17:00 часов.

Прием и выдача документов осуществляется в порядке очереди, без предварительной записи и ускоренного обслуживания.

Сроки легализации документов составляют 3 рабочих дня после подачи всех надлежащим образом оформленных документов. В случае, если документ вызывает сомнение либо необходима дополнительная информация, делается соответствующий запрос. После получения необходимой информации и проведения соответствующей проверки документы могут быть легализованы.

Для легализации документов заявитель предоставляет в Министерство иностранных дел РК следующие документы:

1. Заявление;

2. Документ, удостоверяющий личность (в случае если документы подаются другим лицом, нотариально удостоверенная доверенность на право подачи документов от имени заявителя), а для юридических лиц – и доверенность на представление интересов юридического лица;

3. Документ (вместе с копией), выданный при участии официальных органов власти иностранного государства и предназначенный для использования в РК;

4. Документ (вместе с копией), выданный казахстанскими организациями и учреждениями, подлежащий использованию на территории иностранного государства;

5. Квитанция об оплате государственной пошлины.

Что такое апостиль? Где и как его получить?

В соответствии с Гаагской конвенцией на документах, совершенных компетентными органами одного государства, и предназначенных для использования на территории другого государства, проставляется специальный штамп (апостиль). Согласно статье 5 Конвенции апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которым скреплен этот документ.

Подпись, печать или штамп, проставляемые компетентным органом на апостиле, не требуют никакого дальнейшего заверения или легализации, а документ, на котором проставлен апостиль, может быть использован в любой из стран - участниц Гаагской Конвенции.

В соответствии с Постановлением Правительства РК № 545 от 24 апреля 2001 года в качестве организаций, обладающих полномочиями по проставлению апостиля определены следующие государственные органы:

• Министерство юстиции РК

• Министерство образования и науки Республики Казахстан

• Министерство внутренних дел Республики Казахстан

• Комитет информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан

• Комитет по судебному администрированию при Верховном Суде Республики Казахстан

• Министерство финансов Республики Казахстан

• Генеральная Прокуратура Республики Казахстан

• Министерство обороны Республики Казахстан

• Комитет национальной безопасности Республики Казахстан

Как узнать: нужна консульская легализация или апостиль?

Если страна, в которой предполагается использовать документ, является участницей Гаагской конвенции 1961 года - значит нужен штамп "апостиль". В противном случае - консульская легализация.

В любом случае самым важным источником достоверной информации является организация, в которую должен представляться легализованный документ, т.к. иногда даже в пределах одного государства разные органы предъявляют разные требования к легализации иностранных документов. Поэтому вам необходимо уточнять требования к виду легализации в органе, в который собираетесь подавать легализованный документ.

Что такое апостиль?

Проставление штампа "апостиль" (иногда данную процедуру также называют "упрощенная легализация" или "апостилирование") применяется для отправки документа в страны, присоединившиеся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, отменяющей требование консульской легализации и вводящей процедуру упрощенной легализации - проставление штампа "апостиль".

Упрощенной такая процедура называется именно потому, что, с одной стороны, апостилирование осуществляется достаточно быстро и только одним уполномоченным органом, а, с другой стороны, документ приобретает юридическую силу на территории всех стран, присоединившихся к Гаагской конвенции.

Если же страна, в которую вы готовите документ, не является участницей Гаагской конвенции, необходима консульская легализация. Это более сложная процедура, включающая в себя удостоверение документа в органах Министерства юстиции РК, органах МИД РК, а затем в консульстве страны назначения в РК. При этом документ будет иметь юридическую силу на территории только той страны, отметка консульства которой на нем стоит.

Также выбор процедуры легализации может быть основан на типе документа, так как существует ряд документов, которые не подлежат ни консульской легализации, ни апостилированию. В основном это касается коммерческих документов: договоров, инвойсов, коносаментов, различных товарораспорядительных документов и других документов, связанных с внешнеэкономической деятельностью, и для них существует отдельная процедура - легализация документа в Торгово-промышленной палате РК (с недавних пор входит в состав Национальной экономической палаты Казахстана "Атамекен"), а затем в консульстве страны назначения.

Согласно Гаагской конвенции 1961 г., апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 9 см и должен соответствовать образцу, приложенному к Конвенции.

Текст апостиля должен содержать следующие реквизиты:

Наименование государства, выдавшего апостиль

Фамилия лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ

Должность лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ

Наименование учреждения, печатью/штампом которого скреплён документ, удостоверяемый апостилем

Название города, в котором проставлен апостиль

Дата проставления апостиля

Название органа, проставившего апостиль

Номер апостиля

Печать/штамп учреждения, проставившего апостиль

Подпись должностного лица, проставившего апостиль

Апостиль может быть составлен как на одном из официальных языков Конвенции (французский либо английский), так и на национальном языке государства, проставившего апостиль. На практике надписи на апостиле часто дублируются на двух языках (одном из языков Конвенции и национальном).

Заголовок «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» должен быть дан на французском языке.

Согласно Конвенции, апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом.

На практике в различных государствах используются различные способы проставления апостилей: резиновый штамп, клей, (разноцветные) ленты, сургучная печать, рельефная печать, самоклеящиеся стикеры и т. д., а также в качестве приложения к документу, что осуществляется при помощи клея, крепёжных колец, скрепок и т. д.