Документы для командировки

Работодателю необходимо издать акт, в котором будет подробно описана процедура выполнения служебного задания, смета по командировочным расходам и обязательства Работника по бухгалтерской отчетности за командировочные расходы. Кроме этого, цель командировки должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных.

Список оформляемых документов по командировке для негосударственных организаций ни одним нормативным актом не сформулирован. Но если руководство организации сочтет использование определенных документов целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом. Например, приказом директора или Положением о командировках. Форма и содержание таких документов может устанавливаться негосударственной организацией самостоятельно, согласно Постановления Правительства РК от 31 октября 2018 года № 703 «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях».

Наиболее общепринятыми из документов по командировке являются Приказ о направлении в командировку, Командировочное удостоверение.

Можно отнести к командировочным документам и Авансовый отчет (форма Т-3), который утвержден как первичный документ приказом Министра финансов Республики Казахстан от 20 декабря 2012 года № 562.

Приказ о направлении в командировку

Направление работников в командировку производится руководителем на основании приказа (распоряжения) с указанием:

1) места назначения и наименования организации;

2) срока нахождения в командировке;

3) цели командировки;

4) условий возмещения командировочных расходов:

количества дней для возмещения суточных;

количества дней для возмещения расходов по найму жилого помещения (при командировании в несколько населенных пунктов указывается количество дней нахождения в каждом населенном пункте);

вида транспорта, по которому возмещаются расходы по проезду с указанием маршрута.

Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).

Приказ о направлении в командировку, определяет время нахождения работника в командировке, является основанием для отсутствия работника по месту основной работы, также является основанием для учета рабочего времени работника.

Приказ о направлении в командировку на командировку формируется и оформляется работодателем перед убытием работника в командировку, а по возвращению из командировки, работник отчитывается о выполнении Приказа.

Командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем. Оно вручается сотруднику и находится у него в течение всего срока командировки.

Командировочное удостоверение может удостоверить лишь срок и действительность пребывания работника в пункте назначения, так как там ставятся отметки о дате прибытия и убытия Работника. Также может являться документом для контроля маршрута работника (если мест командировки несколько).

При отсутствии Командировочного удостоверения срок командировки, то есть время нахождения работника в командировке определяется на основании Приказа о командировании и исходя из дат выбытия к месту командировки и прибытия обратно, указанных в документах, подтверждающих проезд.

Выдача денег под отчет

Согласно Приказу Министра финансов Республики Казахстан от 31 марта 2015 года № 241 «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета», подотчетные суммы выдаются работникам субъекта, а также работникам направляющей стороны.

Учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого работника, работника направляющей стороны. Учет наличных денежных средств, выданных в подотчет, регламентируется учетной политикой субъекта, при этом в зависимости от назначения устанавливаются сроки предоставления авансового отчета подотчетного лица, возврата наличных денежных средств.

Авансовый отчет

После командировки ответственный сотрудник должен представить авансовый отчет. К авансовому отчету ответственный сотрудник прикладывает в том числе оригиналы документов, выписанные отелем, в отчете должны быть поименованы все командированные, билеты на проезд в командировку, ведомость на выдачу суточных, а также командировочное удостоверение и служебные задание.

Отчет о выполнении Приказа о направлении на командировку

По возвращению из командировки работнику необходимо доложить об успешном выполнении целей Приказа либо не успешном, в таком случае необходимо уведомить на каком этапе находится решение вопроса и каковы причины. Можно доложить как в устном порядке (например, видя фактические результаты выполненного задания, о которых доложили из подразделения, куда командировался работник), так и оформить в отдельном документе – Отчете о выполнении Приказа о направлении на командировку.

Отчет о выполнении Приказа о направлении на командировку содержит:

цель командировки и содержание Приказа на командировку, которые отражаются для наглядности проделанной работником работы;

подробный отчет о выполненном служебном задании, то есть пошаговое исполнение работником своих трудовых (должностных) обязанностей, которые были направлены на достижение поставленных целей.

Другие документы по командировке

К менее известным документам по командировке относятся следующие.

Служебное задание на командировку

Служебная записка на командировку

Служебная записка о командировании

Отчет о выполнении служебного задания по командировке

Например, такие документы как «Служебное задание на командировку и «Отчет о выполнении служебного задания по командировке», практически, это иное название документов «Приказ о направлении в командировку» и «Отчет о выполнении Приказа о направлении на командировку».

Служебная записка на командировку

Служебная записка на командировку служит для инициирования командировки. Так, служебная записка согласно утвержденной рабочей форме «Служебная записка на командировку», является основанием для оформления директором приказа о командировании работников. Служебную записку на командировку инициирует заинтересованное лицо, например, начальник структурного подразделения. Затем служебную записку передают директору

В служебной записке должна быть четко сформулирована и обоснована цель командировки, пункт назначения, сроки командировки, используемый вид транспорта. Наименования сторонних организаций, куда командируется работник в служебной записке, должны быть написаны полностью. В случае, если командировка осуществляется в рамках реализации проектов Товарищества, необходимо также указать полное наименование проекта. Служебная записка направляется в Финансовое подразделение, для проверки наличия средств в бюджете. При отсутствии средств в бюджете, Финансовое подразделение, в служебной записке делает соответствующую отметку.

Служебная записка о командировании

Служебную записку необходимо оформить, если:

• сотрудник едет в командировку (или обратно) на личном, арендованном или служебном транспорте. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования сотрудник указывает в служебной записке, которую он по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.;

• по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке. В этом случае сотрудник оформляет служебную записку по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования.

Причем такой документ сотрудник составляет самостоятельно, вернувшись из командировки.

Служебные записки могут понадобиться в других ситуациях. Например, если сотрудник задержался в командировке по уважительной причине (производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т.п.). В таком случае по служебной записке на имя руководителя продолжительность командировки ему можно продлить.

Документы для командировки за пределы РК

Для командировок за пределы РК достаточно оформления следующих документов:

1) приказ о направлении сотрудника в командировку;

2) авансовый отчет командированного лица с приложением оригиналов всех первичных документов, подтверждающих расходы во время командировки;

3) для оформления суточных не требуется командировочное удостоверение, достаточно наличия копия паспорта сотрудника с визой и отметками о въезде и выезде в страну командировки.

Ситуация

ТОО отправило в командировку в количестве 15 человек для выполнения работ. В связи с тем что нет возможности отчитываться каждому сотруднику (так как имеется текучка кадров) и непрерывный процесс работы, имеет ли право вести учет командировочных по всей бригаде один ответственный.

Ответ:

Командировочное удостоверение и Приказ о направлении в командировку должны быть выписаны на каждого сотрудника.

А вот авансовый отчет можно оформить на одного человека.

Если направляете в командировку несколько сотрудников, но деньги выдаете одному из них, то следует назначить последнего ответственным. Он и будет отчитываться за командировку.

Законодательство не запрещает выдавать деньги на командировочные расходы ответственному лицу.

Такую форму выдачи закрепите приказом руководителя или в учетной политике. В нем укажите обязанность ответственного сотрудника своевременно оплачивать проезд и услуги проживания в гостинице.

Так как суточные имеют адресный характер и выдаются из расчета на каждого человека, ответственный сотрудник может их раздать по ведомости на раздачу суточных.

Ведомость составляетcя в произвольной форме (за основу можно взять ведомость на выплату зарплаты) и выдайте ответственному сотруднику. Кроме того, с ответственным сотрудником должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.