Прочие расходы в командировке

Читайте в рекомендации, какие расходы компенсировать сотрудникам,как платить средний заработок. Смотрите также, как оплачивать дни болезни, нерабочие дни и сверхурочные.

Какие расходы нужно возместить на основании статьи 127 Трудового Кодекса штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:

• суточные за календарные дни нахождения в командировке, в том числе за время в пути;

• расходы по проезду к месту назначения и обратно;

• расходы по найму жилого помещения.

Кроме этого, организация может возместить командированному работнику другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.

Ситуация

Должен ли работодатель оплатить суточные, проезд и проживание за время командировки тому сотруднику, кто по своей вине не выполнил порученное ему задание

Да, должен.1

При направлении сотрудника в служебную командировку ему гарантируется сохранение заработной платы, а также возмещение расходов, связанных с такой поездкой (ст. 167 ТК).

За время невыполнения служебных обязанностей (простоя) по вине сотрудника зарплату ему выплачивать не нужно (п.2, ст.112 ТК). Однако оплата проезда, суточных и проживания за время командировки не является вознаграждением за труд. Это не зарплата, а компенсация. Возместить данные расходы надо независимо от того, выполнил сотрудник служебные обязанности или нет.

Ситуация

Что делать, если сотрудник хочет взять отпуск во время командировки. После отпуска командировка продолжится

Если работодатель не против и предполагаемый отпуск начнется не раньше, чем через три дня, то можно оформить оплачиваемый ежегодный отпуск. В противном случае безопаснее оформить отпуск за свой счет.

По согласованию с работодателем сотрудник может брать ежегодный отпуск в любое время. Отпуск по графику можно переносить. Так позволяет поступить статья 94 ТК.

Но важно помнить о правиле: отпускные необходимо выплачивать за три календарных дня до начала отдыха. Когда сотрудник внезапно просит отпуск и трех дней в запасе нет, то лучше оформить ему отпуск без сохранения зарплаты.

Отпуск за свой счет тоже обязательно согласовывать с работодателем. Причем в некоторых случаях организация обязана его предоставить. Если причина не упомянута в статье 97 ТК, то в отпуске без сохранения зарплаты работодатель вправе отказать.

Как оформить отпуск во время командировки? Сам по себе отпуск оформите в общем порядке. Если это ежегодный оплачиваемый, то составьте приказ и записку-расчет. Также понадобится заявление на отпуск.

Если же решили оформить отпуск без сохранения зарплаты, то понадобятся другие документы –заявление сотрудника и приказ.

А вот командировки надо оформить две: первую до отпуска, вторую – после. Для этого издайте два приказа о направлении в командировку. Два раза оформляйте авансовые отчеты с другими документами по каждой поездке. Подробно про документы при направлении в командировки читайте в рекомендации.

Ситуация

Нужно ли оплатить проезд сотрудника, раньше срока уехавшего в командировку

Да, нужно, если отъезд сотрудника раньше срока согласован с руководителем.

Более ранний отъезд в командировку может быть связан с разными причинами. Например, на другую дату не было билетов. Или сотрудник заранее отправился в место командировки, чтобы провести там выходные. Однако расходы на проезд до места командировки сотрудник понес бы в любом случае – независимо от даты выезда.

Ситуация

Как оплатить день командировки, который сотрудник полностью отработал. Вечером отработанного дня (до 24 часов) сотрудник уехал в командировку. Эта дата отмечена в приказе руководителя

На время командировки за сотрудником сохраняется заработная плата (ст. 127 ТК).

Днем отъезда считается дата отправления транспорта, на котором сотрудник выезжает в место назначения командировки из населенного пункта, где он постоянно работает. Причем если транспорт (поезд, самолет и т. д.) отправляется до 24 часов включительно, то днем отъезда считаются текущие сутки. Если же транспортное средство отправляется после 0 часов – следующие сутки.

Вопрос о явке сотрудника на работу в день отъезда в командировку решается по договоренности с администрацией организации.

В рассматриваемой ситуации сотрудник вечером отработанного дня (до 24 часов) отбывает в командировку. Эта дата отмечена в приказе руководителя. То есть именно этот день считается днем отъезда. Следовательно, за этот день отъезда сотруднику полагаются суточные.

Дни болезни

Если сотрудник в командировке заболел, заработную плату за дни болезни не начисляйте. За этот период сотруднику нужно выплатить суточные и больничное пособие. Кроме того, возместите сотруднику расходы на наем жилья (кроме случаев, когда он находился на стационарном лечении).

Пример

Пример расчета зарплаты за период командировки, в которой сотрудник заболел

Сотрудник направлен в командировку на период со 2 по 15 декабря. Во время командировки сотрудник заболел и с 7 по 14 декабря (восемь календарных дней) находился в стационаре (подтверждено больничным листком). В связи с болезнью последним днем командировки считается 22 декабря. Таким образом, на период командировки (за исключением времени болезни) приходится девять рабочих дней.

Сотруднику нужно начислить:

• суточные за 21 день (со 2 по 22 декабря);

• заработную плату за дни командировки и проезда, которые являются рабочими по графику предприятия (кроме тех дней, когда он болел);

• больничное пособие за период болезни.

Совместитель

При направлении в командировку совместителя заработная плата сохраняется за сотрудником только в той организации, которая его командировала.

Исключением является случай, когда сотрудник одновременно командируется как по основному месту работы, так и по совместительству. В такой ситуации заработная плата сохраняется у обоих работодателей. Командировочные расходы распределяются между двумя организациями по взаимному соглашению между ними.

Если внешний совместитель направлен в командировку по одному месту работы, по второму месту работы во время нахождения в командировке он будет отсутствовать. Такое отсутствие должно быть оформлено у второго работодателя. Например, сотрудник может взять отпуск без сохранения зарплаты

Член профсоюза

Штатный сотрудник может быть членом профсоюзного комитета. Если такой сотрудник направлен в командировку, то оплата труда зависит от того, связана командировка с его трудовой деятельностью или нет.

По общим правилам штатного сотрудника направляют в командировку для выполнения служебного задания. То есть трудовых обязанностей. Такому сотруднику нужно возместить расходы, связанные с командировкой, и сохранить заработную плату. Таким образом, если сотрудник – член профсоюза в командировке выполняет свои трудовые обязанности, выплатите ему командировочные и заработную плату.

А если сотрудник едет по делам профкома, то свои трудовые обязанности он выполнять не будет. Такие поездки не являются служебными командировками. Соответственно, возмещать расходы на проезд, проживание и суточные недолжна. Сохранять заработную плату также не обязательно.

Нерабочие дни

По распоряжению руководителя организации сотрудник может быть специально направлен в командировку для работы в выходной или праздничный день. Вправе ли командированный сотрудник может претендовать на отгул или на дополнительную оплату труда за это время?

По общему правилу за работу командированного в выходные или праздничные дни полагается отгул или повышенная оплата (п.2 ст.85 Трудового кодекса).

Позиция Министерства труда и социальной защиты РК в этом вопросе в пользу работодателя. (см. Ответ Министра труда и социальной защиты населения РК от 01 августа 2019 года на вопрос от 24 июля 2019 года № 56005 (dialog.egov.kz).

Так как в выходной день командированный работник находится в пути и не выполняет свои трудовые обязанности, норма пункта 2 статьи 85 Кодекса на него не распространяется. Вместе с тем, согласно статье 103 Трудового Кодекса заработная плата выплачивается работнику за фактически отработанное им время, учтенное в документах работодателя по учету рабочего времени. При этом суточные выплачиваются работнику за каждый календарный день нахождения в командировке, в том числе за время в пути.

Ситуация

Нужно ли оплатить командированному сотруднику заработную плату, суточные и расходы на проживание за время ожидания или задержки транспорта в выходной день

Да, нужно. Время задержки сотрудник должен подтвердить справкой перевозчика. Если справка есть, продлите командировку приказом руководителя и доплатите командировочные расходы.

Суточные

Суточные выплачивайте сотруднику не только за все дни командировки, включая выходные и праздники. Начисляйте суточные и за все дни в пути, в том числе за дни отъезда и приезда. В частности, суточные положены сотруднику и за время вынужденной остановки в пути.

Задержка рейса самолета, отправления поезда или другого транспорта – это вынужденная остановка в пути. Поэтому организация обязана начислить сотруднику суточные за все дни, которые он провел в ожидании задержавшегося транспорта. Подтвердить время и причину задержки можно справкой перевозчика (авиакомпании, железной дороги и т. п.).

Заработная плата

На время командировки за работником сохраняются заработная плата за рабочие дни, приходящиеся на дни командировки (п.1, ст.127 ТК). Так как в выходной день командированный работник находится в пути и не выполняет свои трудовые обязанности то заработная плата за этот день не начисляется.

Оплата проживания

Если за время задержки рейса сотрудник оплатил аренду жилья, оплатите ему документально подтвержденные расходы. Время ожидания транспорта входит в общее время командировки. Поэтому за это время сотруднику нужно компенсировать все виды командировочных расходов. Порядок и размеры оплаты расходов по найму жилого помещения работодатель утверждает в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Время задержки в пути можно подтвердить справкой перевозчика.

Ситуация

Как оплатить командированному сотруднику день, который в Казахстане считается выходным или праздничным, а в стране, куда был командирован сотрудник, этот день является рабочим

Ответ на вопрос зависит от того, был ли в этот день командированный сотрудник привлечен к работе.

По общему правилу на время командировки за сотрудником сохраняется заработная плата за все дни работы по установленному ему графику. При этом если сотрудник привлечен к работе в праздничные дни, то оплата труда в командировке производится по нормам Трудового Кодекса.

Без согласия сотрудника привлекать его к работе в праздничный день можно только в особых случаях, перечисленных в статье 85 ТК. Во всех иных ситуациях необходимо предварительное письменное согласие сотрудника.

Чтобы привлечь сотрудника к работе в праздничный день, руководитель организации издает отдельный приказ. Оплатить такой труд организация должна не менее чем в полуторном размере (ст.109 ТК). Однако если сотрудник, работавший в праздник, берет дополнительный выходной день, то тогда праздничный день оплачивается в одинарном размере, а дополнительный выходной не оплачивается.

Если командированный сотрудник во время командировки не привлекался к работе в праздничный день, то этот день ему не оплачивается.

Сверхурочная работа

Ситуация

Как оплатить сверхурочную работу во время командировки

По общему правилу на время командировки за сотрудником сохраняют заработную плату (ст. 127 ТК). Никакие другие выплаты или доплаты, за исключением возмещения расходов, связанных с командировкой, трудовым законодательством не предусмотрены. То есть все рабочие дни оплачиваются без учета реального количества часов в день, затраченных командированным на выполнение своего задания, которое по факту может быть как больше его стандартных часов работы по графику, так и меньше.

Вместе с тем, если заранее известно, что в командировке сотрудник будет работать сверх установленного ему графика, это нужно расценивать как сверхурочную работу. Чтобы оплачивать эту работу, еще до отъезда сотрудника в командировку оформите соответствующие документы (приказ о привлечении сотрудника к сверхурочным работам, письменное согласие сотрудника). При этом нужно учитывать, что сверхурочная работа не может длиться более 2 часов день или двенадцать часов в месяц или сто двадцать часов в год (ст. 78 ТК).

Сверхурочную работу надо оплачивать в не менее чем в полуторном размере оклада сотрудника по правилам статьи 108 ТК. Исключений из этого правила трудовое законодательство не предусматривает. Данные правила применяйте только при оплате переработок в обычные рабочие дни. Переработки в выходные и праздники как сверхурочные не оплачивайте. Порядок доплаты за сверхурочную работу в период командировки закрепите в локальном акте организации, например в положении о командировках.

Аналогичный подход применяют и к оплате работы в ночное время во время командировки.

Ситуация

Как оплатить работу в ночное время во время командировки

По общему правилу на время командировки за сотрудником сохраняют заработную плату (ст. 127 ТК). Никакие другие выплаты или доплаты, за исключением возмещения расходов, связанных с командировкой, трудовым законодательством не предусмотрены. То есть все рабочие дни оплачиваются по среднему заработку без учета реального количества часов в день, затраченных командированным на выполнение своего задания, часть из которых по факту может приходиться и на ночное время.

Вместе с тем, если заранее известно, что в командировке сотрудник будет работать и ночью, это нужно расценивать как работу в ночное время.

Работа в условиях, отклоняющихся от нормальных, в том числе работа в ночное время, всегда должна быть оплачена в повышенном размере по правилам статьи 110 ТК (не ниже чем в полуторном размере исходя из дневной (часовой) ставки работника).

Исключений из этого правила трудовое законодательство не предусматривает. Порядок доплаты за работу в ночное время в период командировки закрепите в локальном акте организации, например в Положении о командировках.

Таким образом, если вы намереваетесь привлечь сотрудника к работе в ночное время в период командировки, то еще до поездки получите письменное согласие сотрудника работать в ночное время.

Неполное рабочее время

Сотруднику, который работает неполное рабочее время, зарплату рассчитывают пропорционально отработанному времени. Если такого человека направляют в командировку, правило пропорциональной оплаты не действует. За дни нахождения в командировке сотруднику начисляют полную заработную плату. Высчитывать пропорцию от среднего не нужно.

Размеры выдаваемых сотруднику сумм на компенсацию прочих командировочных расходов также не зависят от режима его работы. Поэтому их нужно выплатить на общих основаниях в полном объеме.

А как сотруднику с неполным рабочим временем оплатить время работы в командировке сверх графика? Оплачивайте сверхурочное время работы в командировке в полуторном размере исходя из оклада.

Если во время командировки сотрудник привлекается к работе в выходные или праздничные дни, оплата этого времени должна производиться с учетом норм трудового законодательства.

Таким образом, если сотрудник во время командировки работает в тот день, который по установленному трудовым договором графику является для него выходным, данная работа должна оплачиваться по общим правилам привлечения к работе в выходные и праздники в полуторном размере исходя из оклада.