Расходы на проезд

Работодатель обязан оплатить сотрудникам расходы на проезд, если поездка связана с производственными целями. Организации и ИП также могут компенсировать стоимость проезда штатным сотрудникам и исполнителям по договору гражданско-правового характера. В рекомендации – какие расходы нужно и можно компенсировать, а также как учесть такие затраты.

Состав расходов

Порядок учета расходов на проезд и перечень затрат зависит от того, кому и в каких целях их компенсируют. Расходы на проезд могут быть связаны:

• с командировкой;

• возмещением расходов на проезд подрядчика;

• повседневной деятельностью работодателя;

• направлением сотрудника на учебу;

• доставкой сотрудника к месту работы и обратно;

• разъездным характером работы;

• переездом на работу в другую местность;

• оплатой сотруднику проезда к месту лечения или отпуска.

Командировка

Перечень расходов на проезд в командировке, которые работодатель обязан возместить сотруднику может быть указан в локальном документе, например в налоговой учетной политике, в Положении о командировках. Это расходы на проезд до места командировки и обратно и проезд из одного населенного пункта в другой, если сотрудник командирован в несколько организаций, которые расположены в разных населенных пунктах.

К расходам на проезд в командировке относят:

• стоимость проездного билета на самолет, поезд и т. д.;

• стоимость услуг по оформлению проездных билетов;

• стоимость проезда транспортом общего пользования до места отправления в командировку или от места возвращения из командировки, если оно расположено вне населенного пункта, где сотрудник работает. Например, до вокзала, аэропорта или пристани.

Стоимость страховки в билетах работодатель возмещать не обязан. Однако вправе это сделать, если компенсация этих расходов предусмотрена локальными документами, например, коллективным договором или положением о командировках.

Если до места командировки можно добраться разными видами транспорта, работодатель вправе решать, какой вид транспорта использовать сотруднику для поездки. Например, чтобы командировка обошлась дешевле, заложить в сумму аванса стоимость проезда на поезде, а не на самолете. Но в отдельных ситуациях сотрудник может воспользоваться другим видом транспорта. Например, вместо поезда купить билет на самолет, если на определенную дату отсутствуют билеты на поезд. В этом случае работодатель все равно должен возместить сотруднику расходы на проезд.

Корпоративный подоходный налог

Не все закреплённые в локальном документе расходы по проезду в командировках разрешаются взять на вычеты в целях КПН.

На основании подпункта 1) пункта 1 статьи 244 вычету подлежат расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на проезд и за бронь. В случае оформления проезда электронным билетом или электронным проездным документом документами, подтверждающими расходы на проезд и за бронь, являются:

электронный билет, электронный проездной документ;

документ, подтверждающий факт оплаты стоимости электронного билета, электронного проездного документа;

документ, подтверждающий факт проезда (в том числе посадочный талон), выданный перевозчиком или лицом, у которого приобретен электронный билет или электронный проездной документ, на бумажном носителе или в электронном виде.

К расходам, предусмотренным настоящим подпунктом, не относятся расходы по проезду в пределах одного населенного пункта;

Дополнительные расходы

У сотрудника могут возникнуть дополнительные расходы, связанные с поездкой в командировку. Например, оплата услуг VIP-залов аэропорта, расходы на упаковку багажа. Порядок возмещения таких расходов работодатель определяет в своих локальных документах. Дополнительные затраты предусмотрите коллективным договором или локальным нормативным актом организации, а также подтверждайте первичными документами.

При загранкомандировке дополнительно к стоимости проезда, работодатель должен возместить такие расходы как:

• расходы на оформление загранпаспорта, визы и других выездных документов;

• обязательные консульские и аэродромные сборы;

• сборы за право въезда или транзита автомобиля;

• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

иные обязательные платежи и сборы.

Также, не все дополнительные расходы идут на вычеты в целях КПН.

На основании подпункта 4) пункта 1 статьи 244 вычету подлежат расходы, произведенные налогоплательщиком при оформлении разрешений на въезд и выезд (визы) (стоимость визы, консульских услуг, обязательного медицинского страхования), на основании документов, подтверждающих такие расходы.

Расходы по командировке, не идущие на вычеты по КПН, возмещаются за счет суточных, или идут на доходы сотрудника.

Служебная поездка

Сотрудники могут совершать поездки по текущим рабочим делам, которые не связаны с командировкой. Например, в налоговую инспекцию, поставщикам, на почту, в суды и т. д. Работодатель может оплачивать таким сотрудникам проездные билеты для проезда по городу. Также сотрудники могут передвигаться по городу на служебном или личном автомобиле. Работа некоторых сотрудников может быть связана с разъездным характером, например, курьеров.

Порядок компенсации расходов на проезд сотруднику работодатель устанавливает в своих локальных актах, например, в коллективном договоре. Работодатель может как покупать проездные билеты, которыми будут пользоваться сотрудники, так и компенсировать работникам стоимость поездки по факту. Если сотрудник использует личный автомобиль, ему положена компенсация. Сотрудникам с разъездным характером работы вместо компенсации стоимости поездок можно предусмотреть доплату за разъездной характер работы.

Ситуация

Нужно ли исчислить ИПН с оплаты проезда сотрудников до места корпоративных мероприятий

Да, нужно.

Компенсации расходов на проезд сотрудника до места развлекательных мероприятий нет в перечне тех, что освобождены от ИПН и перечислены в пункте 2 статьи 319 ил в пункте 1 статьи 341 Налогового Кодекса. Участие в корпоративных мероприятиях не связано с производственной деятельностью сотрудников и не требует от них выполнять служебные поручения. Расходы на проезд до таких мероприятий и обратно не являются командировочными. С компенсации таких расходов придется удержать ИПН, социальный налог и социальные выплаты.

Ситуация

Можно ли учесть при расчете КПН расходы на проезд в командировку в связи с обучением

Да, можно.

По Трудовому Кодексу командировка – это также направление работника в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку.

В рассматриваемой ситуации организация направила сотрудника в командировку в связи с его обучением. То есть нормы Трудового кодекса не нарушены. А значит, сотруднику нужно возместить расходы в связи с такой служебной командировкой (ст.127 ТК).

При расчете КПН расходы на проезд и проживание сотрудника можно учесть в составе вычетов. Сделать это позволяет статья 244 НК. Главное, чтобы такие расходы были экономически обоснованы и документально подтверждены. В приказе о командировке укажите, что цель поездки – именно обучение сотрудника, которое предусмотрено договором обучения.

Ситуация

Можно ли учесть при расчете КПН сумму, удержанную агентством при сдаче билета в командировке

Да, можно.

Организация обязана возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно (ст. 127 ТК). В частности, это стоимость билета для проезда на транспорте общего пользования, стоимость услуг по оформлению проездных билетов и т. д.

Если сотрудник не использовал обратный билет, вернувшись из командировки в более ранний срок по уважительной причине, он имеет право на возмещение понесенных расходов. В данной ситуации расходами сотрудника будет сумма, которую удержало агентство или перевозчик при сдаче билета. Эту сумму можно отнести на вычеты как признанные неустойки (пункт 7, статьи 243 Налогового Кодекса).

Обосновать расходы можно документами о том, что сотрудник вынужденно прервал командировку, – письма и пр. Более раннюю дату возврата сотрудника обязательно согласовать с руководителем.

Подтверждающие документы

Проезд подтвердите билетами, чеками ККМ и другими документами. Перечень документов зависит от вида транспорта. Полный список подтверждающих документов на проезд в командировку смотрите в справочнике. Если сотрудник совершает служебную поездку, расходы подтвердите проездными билетами. В отдельных рекомендациях – как подтвердить расходы на проезд при покупке билета на проезд или при оплате услуг такси.

Порядок оплаты и нормы расходов на проезд в командировку и оплаты расходов на служебные поездки организация определяет в коллективном договоре или в Положении о командировках. Если для поездок используется служебный автомобиль, подтверждающими документами будут путевые листы, служебные записки, кассовые чеки на покупку ГСМ. Ниже приведены образцы приказов, заявлений, служебных записок, связанных с расходами на проезд.

Проезд на собственном автотранспорте

Такой работник отправляется в командировку Приказом о направлении работника в командировку на личном или принадлежащем работодателю автотранспорте.

Если для проезда сотрудник применяет личный транспорт, то необходимо наличие дополнительного соглашения к трудовому договору или отдельного соглашения об использовании автомобиля работника в интересах работодателя с установлением размера компенсации за использование такого имущества. К соглашению должен прилагаться документ, подтверждающий право собственности работника на автомобиль.

Первичным документом, подтверждающим факт расхода ГСМ при использовании автотранспорта, является путевой лист. Путевой лист содержит информацию о маршруте следования в ходе командировки и о количестве израсходованных ГСМ. Водители в путевом листе отмечают показания спидометра, ведут учет полученного топлива.

Для контроля над расходом ГСМ применяются нормы расхода ГСМ, утвержденные Постановлением Правительства Республики Казахстан от 11 августа 2009 года № 1210 «Об утверждении норм расходов горюче-смазочных материалов для государственных органов Республики Казахстан и расходов на содержание автотранспорта». На основании этого постановления Приказом утверждаются нормы расхода ГСМ для используемой данной организации автотехники. Для новых моделей и модификаций автотранспортной и специальной техники, согласно постановлению, вводятся в действие временные нормы расходов ГСМ со сроком действия не более 2-х лет. Такие нормы разрабатываются и апробируются в установленном Министерством транспорта и коммуникаций РК порядке.

Для отражения поступления ГСМ (не важно, за наличный расчет или талоны) нужна накладная и счет-фактура. Фискальный чек, не что иное, как документ, подтверждающий лишь факт оплаты ГСМ. В нем нет реквизитов Заказчика, то есть данного предприятия, нет подписи ответственных лиц, их должностей, Ф.И.О.

Как учесть

Расходы без документов

Руководитель вправе либо не возмещать расходы на проезд, либо возместить их в определенной сумме, если по возвращении из командировки сотрудник не представит документы, которые подтверждают расходы. Порядок возмещения пропишите в локальном документе организации, например положении о командировках.

Основание для оплаты – заявление командированного сотрудника в произвольной форме. В заявлении следует указать:

• дату и время выезда в командировку;

• вид транспорта;

• стоимость билета на основании справки, подтверждающей факт покупки билетов и их стоимость;

• причину утраты документов и т. п.

На заявлении руководитель организации должен указать сумму компенсации или сделать отметку об отказе в возмещении расходов. После этого сотрудник прилагает заявление к авансовому отчету и передает его в бухгалтерию.

Совет

Чтобы избежать разногласий, не стоит полностью отказывать в возмещении расходов сотрудникам, которые потеряли подтверждающие документы.

В локальном документе организация вправе прописать полный отказ в возмещении командировочных расходов, если сотрудник не принес подтверждающие документы или если они составлены неправильно. Но делать это рискованно.

Локальные нормативные акты организации не могут ставить ее сотрудников в худшее положение, чем это установлено законодательством. Даже если конкретные правила на сотрудников коммерческой организации не распространяются, как в данной ситуации. Поэтому локальный акт, в котором возмещение командировочных затрат, не подтвержденных документами, запрещено, суд может признать недействующим.

Документально не подтвержденные расходы на проезд до места командировки и обратно при расчете КПН учесть нельзя.

От ИПН освобождена компенсация только документально подтвержденных расходов на проезд до места назначения и обратно. Если расходы на проезд сотрудник не подтвердил документально, с компенсации нужно удержать ИПН, социальный налог и социальные выплаты.

Командировка из места жительства

Сотрудник может направиться из места командировки не в место работы, а в место отпуска или иное место по личным делам. Также сотрудника могут направить в командировку непосредственно из места проведения отпуска или местожительства (например, если это дистанционный сотрудник и проживает не в месте нахождения работодателя).

Ситуация

Как учесть расходы из командировки до места, где сотрудник не проживает, например, в отпуск

Плата за проезд из командировки в место отпуска сотрудника не обоснована экономически. Такие расходы учесть при расчете КПН нельзя, с суммы компенсации расходов на проезд начислите ИПН, социальный налог и социальные выплаты.

Ситуация

Можно ли учесть расходы на проезд от местожительства или места отпуска сотрудника до места командировки

Расходы на проезд от местожительства или отпуска до места командировки можно учесть при условии, что они экономически обоснованы и документально подтверждены. Независимо от пункта отправления в командировку с компенсации расходов на проезд не нужно начислять ИПН, социальный налог и социальные выплаты.

Командировка - направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы в другую местность. Организация обязана возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно. При этом пункт отправления в командировку значения не имеет.

При расчете КПН можно учесть расходы на проезд сотрудника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Такие расходы экономически обоснуйте и документально подтвердите.

С компенсации расходов на проезд в командировку ИПН не удерживайте. Пункт отправления в служебную поездку значения не имеет, как и при расчете КПН. Расходы также экономически обоснуйте и документально подтвердите.

Ситуация

Можно ли учесть расходы на проезд дистанционного сотрудника от местожительства до места командировки и обратно

Командировка - направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы в другую местность. (ст. 1 ТК). А для дистанционного сотрудника таким местом постоянной работы является место его нахождения (проживания).

Когда дистанционный сотрудник едет в служебную поездку из места проживания (оно же место постоянной работы) и возвращается туда же, то это командировка и действуют все гарантии и компенсации по статье 127 ТК. В частности, организация обязана возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно (ст. 127 ТК).

При расчете КПН плату за проезд дистанционного сотрудника к месту командировки и обратно – к месту постоянной работы учтите в составе командировочных расходов.

Расходы экономически обоснуйте и документально подтвердите (стю244 НК). Такой же порядок действует, если дистанционный работник едет к месту нахождения работодателя и обратно.

Аренда

Работодатель обязан возместить сотруднику расходы в связи с командировкой. Порядок возмещения расходов должен быть определен в коллективном договоре или ином локальном акте организации, например, в положении о командировках.

Такой работник отправляется в командировку Приказом о направлении работника в командировку на арендованном автотранспорте. Для пользования арендованным автомобилем необходим Договор аренды транспортного средства без экипажа

КПН

Если во внутренних документах организации предусмотрена обязанность возмещать расходы на аренду автомобиля в командировке, то такие расходы можно учесть при расчете КПН. Перечень командировочных расходов в целях расчета КПН открыт (ст. 244 НК). К ним можно отнести любые расходы, которые произведены с ведома организации, в том числе и плату за аренду автомобиля при условии, что такие расходы экономически обоснованы и документально подтверждены.

Экономическую обоснованность таких затрат можно подтвердить, например, необходимостью быстро добираться к месту работы во время командировки. Это может сократить время пребывания сотрудника в командировке, что также повышает эффективность бизнеса.

Документально подтвердить такие расходы можно договором аренды, актом о передаче/возврате автомобиля или просто Актом выполненных работ, счетами, кассовыми чеками, подтверждающими оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду. А также документами, подтверждающими размещение автомобиля на парковке, стоянке (при наличии).

Налоги и социальные выплаты

Со стоимости аренды автомобиля, компенсированной сотруднику, удерживать ИПН, социальный налог и социальные выплаты не нужно. Ведь такие расходы организация обязана возместить работнику в связи с направлением его в командировку. А компенсации, установленные законодательством и связанные с исполнением трудовых обязанностей, освобождены от ИПН и социальных налогов.

К сожалению, в Казахстане позиция Налогового Комитета по отнесению расходов на аренду автотранспорта на командировочные расходы неоднозначна. Поэтому подобные расходы лучше относить не на командировочные расходы, а на прочие расходы. В любом случае необходимы подтверждающие документы, выписанные на организацию (работодателя): договор аренды, акт выполненных работ, счет-фактура.

Дополнительные расходы

Перечень командировочных расходов, которые можно учесть при расчете КПН надо закрепить в налоговой учетной политике. Такие затраты можно отнести на вычеты при условии их экономической обоснованности и наличия подтверждающих первичных документов.

Перечень расходов, которые сотрудник может производить в командировке, закрепите в приказе или другом внутреннем документе организации, например в Положении о командировках.

Самый простой вариант – включать в состав суточных или в доход сотрудника. Тогда никакие подтверждающие документы о потраченных суммах не понадобятся. И повода для спора с проверяющими не будет.

А размер выплачиваемых суточных может быть любой – право организации прописать его в локальных документах.

Единственное, не всю сумму расходов можно учесть при расчете КПН. Кроме этого, подобные сверхнормативные расходы облагаются ИПН, социальным налогом и социальными выплатами.