Проживание в командировке

Состав расходов

Работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:

1) суточные за календарные дни нахождения в командировке, в том числе за время в пути;

2) расходы по проезду к месту назначения и обратно;

3) расходы по найму жилого помещения.

Читайте в рекомендации, какие расходы нужно возмещать сотрудникам, как документально подтвердить расходы и учесть их в бухучете и при расчете налогов.

Проживание

Проживание сотрудников во время командировки должен оплатить работодатель.

Командированный сотрудник может проживать в месте командировки в гостинице или на квартире, арендованной у организации или физлица. Независимо от места проживания работодатель должен возместить ему расходы на оплату жилья.

Работодатель обязан возместить сотруднику расходы на наем жилого помещения на территории Республики Казахстан, на территории иностранных государств, а также в случае вынужденной остановки в пути. Порядок возмещения расходов работодатель устанавливает самостоятельно в коллективном договоре или локальном акте. Например, в положении о командировках.

Кроме этого, не все расходы, которые возмещаются работодателем по Положению о командировках, могут идти на вычеты в целях КПН по Налоговому Кодексу.

Согласно подпункту 2) пункта 1 статьи 244 Налогового Кодекса, при служебных командировках вычету подлежат расходы на наем жилища вне места постоянной работы работника в течение времени нахождения в командировке, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на наем жилого помещения и за бронь. Такие расходы включают, в том числе, расходы на наем жилого помещения за дни временной нетрудоспособности командированного работника (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении).

Местом командировки является место назначения, указанное в приказе или письменном распоряжении работодателя о направлении работника в командировку, в котором работником выполняются трудовые обязанности, осуществляется его обучение, повышение квалификации или переподготовка;

Время нахождения в командировке определяется на основании:

или приказа или письменного распоряжения работодателя о направлении работника в командировку;

или количества дней командировки исходя из дат выбытия к месту командировки и прибытия обратно, указанных в документах, подтверждающих проезд, включая даты выбытия и прибытия. При отсутствии таких документов количество дней командировки определяется исходя из других документов, подтверждающих дату выбытия к месту командировки и (или) дату прибытия обратно, предусмотренных налоговой учетной политикой налогоплательщика.

Ситуация

Нужно ли оплатить проживание за день прибытия в командировке, если сотрудник вышел на работу на следующий день

Да, нужно.

Работодатель обязан возмещать расходы по найму жилья в командировке.

Бывает, сотрудник едет в командировку для работы в другой организации или подразделении работодателя. При этом он прибывает в место, в которое командируется, в один день, а на работу в организацию выходит на следующий день. Например, это возможно, когда поезд или самолет прибывает поздно вечером, поэтому выйти на работу в день прибытия сотрудник не может.

Даже если в этот день сотрудник на работу не выходил, проживание в этот день все равно оплачивайте. Ведь сотрудник находится в командировке по распоряжению руководителя, что подтверждается датами выбытия с основного места работы и прибытия в место командирования, отраженными в проездных документах. Поэтому несовпадение дня прибытия с днем выхода на работу не является основанием для отказа в возмещении сотруднику расходов на оплату найма жилья. Для целей налогообложения расходы на оплату найма жилья за все дни нахождения в командировке подтвердите документально.

У сотрудника есть проездные документы. Днем отъезда считается день отправления транспортного средства, на котором сотрудник выезжает в командировку из населенного пункта, где находится место его постоянной работы. Если транспорт отправляется до 24 часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки. Если транспортное средство отправляется после 0 часов – следующие сутки. Эту дату определяйте на основании проездного документа.

Днем приезда считается день прибытия транспортного средства, на котором сотрудник возвращается из командировки в населенный пункт, где находится место его постоянной работы. Если транспорт прибывает до 24 часов включительно, днем приезда считаются текущие сутки. Если транспортное средство прибывает после 0 часов – следующие сутки. Эта дата определяется на основании проездного документа.

Проездных документов у сотрудника нет. В таком случае срок командировки определите на основании документов о проживании (например, чеков или счетов гостиниц).

Ситуация

Как возместить расходы на наем жилья сотруднику, который заболел во время командировки

Во время командировки сотрудник может заболеть. В этом случае командировка продлевается на период болезни. Если сотрудник попал в стационар, то при выплате компенсации затраты по найму жилья за те дни, когда он находился в больнице, не возмещайте. Расходы по оплате жилья за период, на который командировка была продлена, компенсируйте в полном размере.

Документальное подтверждение

Гостиница

Проживание в гостинице подтвердит счет или квитанция. Если сотрудник сам оплачивает номер, дополнительно к счету гостиница должна ему выдать чек ККМ. Без чека одним счетом подтвердить расходы нельзя. Но, если гостиницу оплачивает работодатель со своего расчетного счета, кассовый чек не нужен. В этом случае факт оплаты подтвердите банковской выпиской.

Ситуация

Можно ли учесть расходы на гостиницу, если в счете личные данные сотрудника указаны неверно или их нет

Нет, расходы учесть нельзя.

Если в счете не указаны данные проживающего сотрудника или указаны данные другого человека, такой счет не подтверждает факт проживания сотрудника. документально не подтвержденные расходы учесть в расходах нельзя. На компенсацию сотруднику документально не подтвержденных расходов на проживание начислите ИПН, социальный налог и социальные выплаты.

Во избежание проблем проинструктируйте сотрудника перед командировкой, чтобы он при выдаче счета сразу проверил документ. Если в нем допущена ошибка в данных проживающего сотрудника или такие данные не указаны, сотрудник на месте попросит гостиницу исправить документ.

Ситуация

Какими документами подтвердить проживание за границей при оплате через систему бронирования, например, букинг?

Счетом за проживание и документом оплаты от оператора системы бронирования.

Букинг или любой другой оператор системы бронирования – посредник. Любую информацию на сайте такой оператор предоставляет от имени поставщиков услуг. В международной практике принято выдавать счет за проживание, который называют инвойс (invoice). Инвойс выдает гостиница или отель.

При оплате через букинг или другого оператора деньги по платежной системе поступят на счет той гостиницы или отеля, которые оказывают услуги. Вам пришлют уведомление о том, что деньги перечислены. Дополнительно приложите банковскую выписку о движении денег по счету, к которому привязана карта.

Подтвердить проживание за границей можно справкой. Запросите документ в гостинице. Необходима детализация предоставленных услуг и оплаты. Потребуются билеты и прочие документы о том, что сотрудник находился в месте расположения гостиницы.

Ситуация

Как подтвердить расходы на жилье гостиницы при оплате корпоративной картой через интернет?

При оплате проживания через интернет гостиница обязана направить сотруднику электронный кассовый чек, сформированный на онлайн-ККМ. На кассовых чеках должны быть все обязательные реквизиты. В дополнение к этому документу нужно приложить выписку по счету корпоративной карты. Вместе с чеком гостиница может выдать счет или квитанцию.

Ситуация

Какими документами подтвердить расходы на проживание в загранкомандировке

Расходы на проживание в гостинице за границей подтверждает инвойс – счет с отметкой об оплате. Счет гостиницы необходимо построчно перевести на русский язык.

Наличие кассового чека при оплате услуг иностранных гостиниц не обязательно. На территории иностранных государств могут действовать иные правила. Подтверждают расходы документы, оформленные в соответствии с обычаями делового оборота, применяемые в иностранном государстве, на территории которого эти расходы были произведены.

Таким образом, для подтверждения расходов на проживание в гостинице достаточно инвойса. Если в счете указан НДС, его сумму также учтите в составе расходов на проживание.

Аренда квартиры

Во время командировки сотрудник вправе проживать не только в гостинице, но и в арендованной квартире. Перечень подтверждающих документов зависит от того, у кого арендована квартира.

Аренда у организации или ИП. Расходы подтвердите договором и актом об оказании услуг. Если квартиру оплачивал командированный сотрудник, арендодатель должен выдать кассовый чек. Если оплату производил сам работодатель с расчетного счета, кассовый чек не нужен, так как безналичные расчеты между организациями и ИП освобождены от ККМ.

Аренда у физлица

При аренде квартиры у физлица подтвердить расходы на наем жилья можно документами в произвольной форме. Например, договором и актом, который подписал владелец квартиры с одной стороны и командированный сотрудник – с другой. В этом документе должны быть все обязательные реквизиты, предусмотренные. Факт оплаты за проживание подтвердит расписка, оформленная в произвольной форме.

Если организация самостоятельно арендует для командированных сотрудников частное жилье, с его владельцем можно заключить долгосрочный договор. Это целесообразно, если организация регулярно командирует своих сотрудников в один и тот же населенный пункт. Размер арендной платы в договоре можно указать за любой период. В этом случае документом, подтверждающим расходы на наем жилья, тоже может быть акт.

Если наймодатель не является индивидуальным предпринимателем, организация как налоговый агент удерживает ИПН.

Ситуация

Если организация арендует частное жилье на постоянной основе, с его владельцем можно заключить долгосрочный договор аренды. Размер арендной платы в договоре можно указать за любой период. Однако при налогообложении прибыли всю сумму расходов учесть не удастся. Арендную плату за тот период, когда арендованное жилье пустовало, в расходы включить нельзя – это необоснованные расходы.

Обосновать расходы можно лишь за те дни, когда в арендованной квартире проживает командированный сотрудник. Для этого организация вправе использовать документы, которые косвенно подтверждают факт проживания, например проездные документы, приказ о командировке и т. д.

При расчете КПН стоимость проживания в части платы за дни проживания командированного сотрудника учтите в составе командировочных расходов.

Дополнительные услуги

В составе командировочных расходов могут быть дополнительные услуги гостиниц, связанных с обеспечением нормальных условий проживания (например, плата за пользование холодильником в номере, прачечная и т. д.).

По казахстанскому законодательству дополнительные расходы не относятся на вычеты. Такие расходы идут в счет дохода сотрудника и на них начисляются налоги и социальные выплаты.

Нельзя учесть в расходах, например стоимость услуг, указанных в счете отдельно, которые связаны:

• с обслуживанием сотрудника в барах и ресторанах;

• дополнительным обслуживанием в номере;

• пользованием рекреационно-оздоровительными объектами.

Исключение – когда стоимость этих услуг не указана в гостиничном счете отдельной строкой. В таком случае учтите ее в общей сумме расходов на проживание.

Пример

Как учитывать расходы на оплату дополнительных услуг гостиниц.

ТОО «Альфа» отправила сотрудника организации в командировку. Вернувшись из командировки, он представил авансовый отчет, к которому приложил все документы, подтверждающие его расходы. В их состав входит счет гостиницы на проживание.

В счете выделены следующие расходы:

• оплата за проживание – 47200 тенге;

• оплата за пользование телевизором – 118 тенге.;

• оплата за пользование мини-баром – 1062 тенге.

Плату за пользование телевизором и мини-баром при расчете КПН учесть нельзя. Если организация компенсирует сотруднику эти расходы, то с сумм 118 тенге и 1062 тенге. нужно удержать налоги и начислить социальные выплаты.

Завтрак в гостинице

Сотрудник во время проживания в гостинице может оплатить завтраки. Как учесть стоимость завтрака, зависит от того, как эта сумма указана в счете.

Стоимость завтрака включена в общий счет за проживание и никак не обозначена. При таком оформлении документов вы можете учесть стоимость счета за проживание, которая включает стоимость завтрака в составе командировочных расходов. Данную сумму не облагайте налогами и социальными выплатами.

Стоимость завтрака выделена отдельной строкой. В такой ситуации учесть стоимость питания в расходах нельзя, несмотря на то что состав командировочных расходов открыт. Дело в том, что расходы на питание работодатель возмещает сотруднику за счет суточных. Дополнительная оплата завтрака – это экономически не обоснованные расходы, поэтому учесть их при расчете налогов нельзя. Кроме того, с суммы оплаченного за сотрудника завтрака нужно начислить налоги и социальны выплаты.

Стоимость завтрака включена в общий счет за проживание, но в счете указано, что сумма включает питание. Поскольку стоимость завтрака не выделена, рискованно учитывать в расходах всю сумму за проживание. Налоговые инспекторы могут не принять такие затраты в полной сумме, поскольку расчетным путем выделить расходы на завтрак невозможно. В такой ситуации, чтобы избежать споров с проверяющими, безопаснее попросить гостиницу переоформить счет одним из следующих способов:

• не делать запись о том, что стоимость питания включена;

• выделить стоимость питания отдельной строкой.

Пользование интернетом, телефоном, коммунальные услуги

Дополнительные расходы командированного сотрудника не идут на вычеты в целях КПН. Однако, сами по себе расходы на связь или коммунальные услуги могут идти на вычеты в целях КПН.

Расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Данные документы должны быть выписаны на организацию (работодателя), а не на сотрудника. Поэтому к авансовому отчету командированный сотрудник должен приложить:

• счет гостиницы или оператора связи за телефонные переговоры либо доступ к сети Интернет;

• расшифровку счета с указанием номеров вызываемых абонентов (для телефонных переговоров);

• заявление о возмещении расходов на телефонные переговоры или доступ к сети Интернет, подтверждающее их производственный характер (с указанием номеров абонентов, суммы расходов).

В отношении коммунальных услуг, например в случае аренды квартиры, командированный сотрудник должен приложить Акт выполненных работ, выписанный на организацию.

При расчете налога на прибыль стоимость телефонных переговоров или доступа к сети Интернет включите:

• в общую сумму расходов на проживание, если она указана в гостиничном счете;

• расходы по оплате услуг связи, если выставлен отдельный счет.

Расходы без документов

Руководитель вправе либо не возмещать расходы на проживание, либо возместить их в определенной сумме, если по возвращении из командировки сотрудник не представит документы, которые подтверждают расходы. Порядок возмещения пропишите в локальном документе организации, например положении о командировках.

НДС

На основании пункта 2 статьи 400 Налогового Кодекса, в случае получения физическим лицом услуг, расходы по которым признаны расходами плательщика налога на добавленную стоимость в соответствии международными стандартами финансовой отчетности и законодательством Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности и подлежат отнесению на вычеты как компенсации при служебных командировках в соответствии со статьей 244 настоящего Кодекса, такой плательщик налога на добавленную стоимость имеет право на зачет суммы налога на добавленную стоимость по указанным услугам при соблюдении требований подпункта 1) пункта 1 настоящей статьи.

Ситуация

Организация направило работника в командировку. На кого должен быть выписан счет или акт гостиницы (на организацию или сотрудника как физическое лицо)?

Ответ. Если организация является плательщиком НДС, и гостиница выписало счет-фактуру с НДС, то необходимо чтобы Акт выполненных работ гостиницы был выписан на организацию. Иначе организация не может взять в зачет НДС, указанный в счет-фактуре.

Если гостиница не является плательщиком НДС, то гостиница может оформить акт и на физическое лицо.

Ситуация

НДС или его аналог, который казахстанская организация платит по закону другой страны, можно учесть в расходах и взять на вычеты в целях КПН (пункт1 статьи 263 Налогового Кодекса).