Суточные

В каком размере выдавать суточные

Работникам, направляемым в командировки, оплачиваются суточные за календарные дни нахождения в командировке, в том числе за время в пути (подпункт1 пункт 1 статьи 127 Трудового Кодекса).

Порядок и размер возмещения командировочных расходов, в том числе и суточных, можно установить самостоятельно. Достаточно закрепить их приказом руководителя или указать в коллективном (трудовом) договоре.

Пример

оформления в коммерческой организации приказа об установлении норм суточных

В ТОО «Альфа» приказом установлены нормы суточных по командировкам сотрудников по Казахстану и за границу.

Суточные – это дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства. Суточные командированный работник тратит по своему усмотрению, никаких требований и запретов нет. Чаще всего сотрудники тратят суточные на оплату питания.

Суточные – не целевой расход, за который нужно отчитаться. Суточные выдавайте перед командировкой с учетом планируемого срока поездки, списывайте расходы в виде суточных на дату утверждения авансового отчета. Работник не должен предъявлять никаких документов о том, на что он потратил суточные.

Суточные сотрудникам выплачивайте:

• за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни, и включая дни временной нетрудоспособности командированного работника;

• за все дни нахождения в пути (включая дни отъезда и возвращения), в том числе за время вынужденной задержки.

Чтобы правильно определить период командировки, учитывайте следующее. Днем отъезда в командировку будет дата отправления транспорта (поезда, самолета и т. д.) из населенного пункта, где обычно работает сотрудник, к месту, куда он направлен. И наоборот, днем возвращения командированного будет дата прибытия транспорта в населенный пункт, где он работает постоянно. При этом, если транспорт отправляется или прибывает до 24 часов включительно, считаются текущие сутки. Если же это происходит в 0 часов – следующие сутки.

За сутки, когда сотрудник отправляется в командировку или возвращается из нее, выплатите ему суточные в полном размере.

Пример

начисления суточных в зависимости от времени отправления транспортного средства, на котором сотрудник отбывает в командировку

Сотрудник выезжает в служебную командировку на поезде. Железнодорожный вокзал находится в черте города. Время отправления поезда – 23 часа 56 минут 10 ноября.

Первым днем командировки считается 10 ноября. Суточные за этот день должны быть выплачены в полном размере.

Пример

начисления суточных в зависимости от времени прибытия транспортного средства, на котором сотрудник возвращается из командировки

Сотрудник возвращается из служебной командировки на поезде. Железнодорожный вокзал находится в черте города. Время прибытия поезда – 0 часов 5 минут 11 ноября.

Последним днем командировки считается 11 ноября. Суточные за этот день должны быть выплачены в полном размере.

Для сотрудников, которые работают удаленно (на дому), пунктом отправления в командировку (возвращения из командировки) является их местожительство.

Обратите внимание, если до места отправления транспорта (вокзала, пристани, аэропорта и т. п.) командированный должен сначала добраться, то это время тоже необходимо учитывать.

Аналогично нужно поступить и при определении последнего дня командировки, когда сотрудник возвращается к месту постоянной работы. Вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с администрацией организации.

Пример

начисления суточных с учетом удаленности места выезда в командировку от места постоянной работы

Сотрудник вылетает в командировку на самолете. Аэропорт находится в 45 минутах езды от города, в котором работает сотрудник. Время вылета самолета – 0 часов 35 минут 20 февраля. Время прилета обратно – 23 часа 35 минут 23 февраля.

Согласно купленному билету, регистрация пассажиров заканчивается за 40 минут до вылета самолета.

Таким образом, для того чтобы успеть на регистрацию, сотрудник должен выехать из города не позднее 23 часов 10 минут. В этом случае первым днем командировки, за который сотруднику положены суточные, следует считать 19 февраля.

Последним днем командировки является 24 февраля. Хоть самолет прибыл 23 февраля, при начислении суточных нужно учесть время, необходимое для проезда от аэропорта до города. Таким образом, сотрудник имеет право получить суточные за шесть дней.

Иногда сотрудника направляют в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному местожительству.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения сотрудника решает руководитель организации. При этом он должен учесть:

• удаленность места командировки от местожительства сотрудника;

• условия транспортного сообщения;

• характер выполняемого задания;

• необходимость создания сотруднику условий для отдыха.

Обязанность работодателя оплачивать командированным дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), предусмотрена статьей 127 ТК. Однако при командировках по Казахстану в местность, откуда сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Таким образом, при однодневной командировке по Казахстану суточные сотруднику не положены.

В то же время статьей 127 ТК предусмотрено, что при направлении сотрудника в командировку работодатель обязан возмещать ему не только суточные, но и расходы на проезд, на наем жилого помещения, а также иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома работодателя. Поэтому запрет на выплату суточных при однодневной командировке не мешает возместить сотруднику понесенные им иные расходы, связанные с выполнением трудовой функции (при условии, что они подтверждены первичными документами). Главное, чтобы сотрудник получил разрешение работодателя на такие затраты, а порядок их возмещения был установлен коллективным договором или локальным нормативным актом.

Если перед тем, как выехать за границу, сотрудник перемещается по территории Казахстана, суточные выплачивайте по норме, установленной для внутренних командировок. Со дня пересечения границы при выезде из Казахстана действует норма, установленная для страны, в которую направляется сотрудник. А со дня пересечения границы при въезде в Казахстан вновь применяйте норму для командировок по Казахстану. Если за время командировки сотрудник посещает несколько стран, суточные за день пересечения границы между государствами выплатите по нормам той страны, в которую направлен сотрудник.

При этом местом пересечения границы считается пункт пропуска через государственную границу Казахстана. А именно территория (акватория), открытая для международных сообщений (международных полетов), в пределах:

• железнодорожной, автомобильной станции или вокзала;

• морского, речного порта;

• аэропорта;

• другого специально выделенного в непосредственной близости от государственной границы участка местности, где происходит пропуск людей через государственную границу.

Пример

начисления суточных по нормам, установленным для внутренних и заграничных командировок

Организация, расположенная в г. Шымкент, направляет экономиста Байтак Турара в служебную командировку в г. Мадрид (Испания). Время вылета из Алматы – 14 часов 25 минут 8 апреля. Чтобы успеть на этот рейс, сотрудник должен выехать в Алматы на поезде, который отправляется из Шымкента 7 апреля в 1 час 35 минут.

Обратный самолет, на котором Байтак Турар возвращается из Мадрида, прибывает в Алматы в 22 часа 12 минут 13 апреля.

Первым днем командировки следует считать 7 апреля. За этот день сотруднику должны выплатить суточные по нормам, установленным для командировок в пределах Казахстана.

При вылете в Мадрид Байтак Турар пересекает границу Казахстана 8 апреля. За этот день ему положены суточные в иностранной валюте по норме, установленной для командировок в Испанию.

При возвращении из командировки сотрудник пересекает границу Казахстана 13 апреля. За этот день ему должны быть выплачены суточные по нормам, установленным для командировок по Казахстану.

В Шымкент Байтак Турар прибывает 15 апреля в 8 часов 5 минут (время прибытия поезда). Следовательно, за 14 и 15 апреля ему положены суточные по норме, установленной для внутренних командировок.

Ситуация

В каком размере выплатить сотруднику суточные, если он вернулся из одной командировки и в тот же день его направили в следующую командировку

За этот день суточные начислите по каждой из командировок. Но, чтобы убедиться в том, что работодатель ничего при этом не нарушает, необходимо проанализировать, какие решения он при этом должен принять и какие документы оформить.

Итак, при направлении сотрудника в новую командировку следует:

• издать приказ с указанием срока командировок (день приезда из предыдущей будет совпадать с днем убытия в следующую);

• решить вопрос о явке сотрудника на работу в день приезда из командировки (нужно будет заранее об этом договориться);

• отразить в табеле учета рабочего времени, что сотрудник находится в командировке;

• начислить средний заработок за дни работы по графику (начисляется на основании приказов о направлении в командировку);

• выплатить суточные до направления в командировку;

• выдать денежный аванс перед направлением в командировку;

• получить от сотрудника авансовый отчет о предыдущей командировке в течение трех рабочих дней после возвращения из предыдущей командировки.

Только выполнив все эти требования, можно рассматривать вопрос о направлении сотрудника в очередную командировку в день его возвращения из предыдущей поездки. Если все формальные процедуры по документам и начислениям выполнены, суточные нужно выплатить дважды за один календарный день – то есть за две командировки.

Налоговый учет суточных

КПН

В целях КПН вычету подлежат суточные в размере, установленном по решению налогоплательщика, выплачиваемые работнику за время нахождения в командировке, включая дни временной нетрудоспособности командированного работника.

ИПН

На основании пункта 2 статьи 319 Налогового Кодекса, не рассматриваются в качестве дохода физического лица компенсации при служебных командировках, в том числе в целях обучения, повышения квалификации или переподготовки работника

по командировке в пределах Республики Казахстан - суточные не более 6-кратного размера месячного расчетного показателя, установленного законом о республиканском бюджете и действующего на 1 января соответствующего финансового года, за каждый календарный день нахождения в командировке в течение периода, не превышающего сорока календарных дней нахождения в командировке;

по командировке за пределами Республики Казахстан - суточные не более 8-кратного размера месячного расчетного показателя, установленного законом о республиканском бюджете и действующего на 1 января соответствующего финансового года, за каждый календарный день нахождения в командировке в течение периода, не превышающего сорока календарных дней нахождения в командировке.

Пример

Работника отправили в командировку на 3 дня в пределах Республики Казахстан. Согласно коллективному договору ему выплатили суточные в размере 30 МРП.

Так как работник находился в командировке 3 дня, то в этом случае суточные только в размере 18 МРП не облагаются ИПН, социальным налогом и социальными выплатами. Остальные каждые 12 МРП идут в доход командированного сотрудника, и облагаются ИПН, социальным налогом и социальными выплатами.

В отношении КПН, то все суточные в размере 30 МРП можно отнести на вычеты в целях КПН.

Пример

Работника отправили в командировку на 3 дня за пределы Республики Казахстан. Согласно коллективному договору ему выплатили суточные в размере 30 МРП.

Так как работник находился в командировке 3 дня и за пределами Казахстана, то в этом случае суточные только в размере 24 МРП не облагаются ИПН, социальным налогом и социальными выплатами. Остальные каждые 6 МРП идут в доход командированного сотрудника, и облагаются ИПН, социальным налогом и социальными выплатами.

В отношении КПН, то все суточные в размере 30 МРП можно отнести на вычеты в целях КПН.

Когда выплачивать суточные

Суточные выдавайте в составе аванса на командировку с учетом планируемого срока поездки. Конкретных требований, когда выдавать аванс, в законе нет. Каждый работодатель решает самостоятельно вопрос про сроки, главное – выдать деньги до поездки сотрудника.

Сроки выдачи суточных необходимо прописать в локальном документе, например в коллективном договоре или в Положении о командировках

Какие документы оформлять

Сотрудник не обязан писать отдельное заявление на выплату суточных – выдавайте их в составе аванса на командировку. Весь аванс выдайте на основании приказа руководителя или иного документа. Можно выдать аванс по заявлению сотрудника. Если оформили приказ, заявление не обязательно.

Выдать аванс можно, даже когда сотрудник не отчитался за командировочные, которые получал ранее.

Суточные списывайте, когда сотрудник вернулся из командировки. Отражайте расходы на дату, когда утверждаете авансовый отчет. Чтобы списать затраты, вам потребуются авансовый отчет и проездные документы – эти бумаги подтвердят даты, когда сотрудник фактически был в командировке. По авансовому отчету признавайте расходы в бухучете, при расчете КПН.

Как платить суточные в сложных ситуациях

Есть ситуации, когда непонятно, как быть с суточными. Например, сотрудник заболел во время командировки или счет в гостинице включает оплату питания. Об этих и других сложных ситуациях и пойдет речь в разделе.

Если сотрудник в командировке заболел, то суточные за весь период болезни выплачивайте в полном объеме (ст.127 ТК).

Пример

начисления суточных за период командировки, во время которой сотрудник заболел

Сотрудник был направлен в командировку с 9 по 21 февраля (13 дней). Во время командировки он заболел и с 13 по 16 февраля находился в стационаре (это подтверждено больничным листком). В связи с болезнью из командировки сотрудник вернулся 25 февраля (позже на четыре дня).

Норма расхода суточных при командировках по Казахстану установлена организацией в коллективном договоре и составляет 6 МРП в день (в 2022 году 3063 х 6 = 18378 тенге).

Период болезни в срок командировки не включается. Бухгалтер начислил сотруднику:

• суточные за период с 9 по 25 марта в размере 312426 тенге (18378 тенге./дн. × 17 дн.);

• больничное пособие за период с 13 по 16 февраля;

• компенсацию расходов на наем жилья. Расходы за период с 13 по 16 марта не возмещаются.

Кроме того, за сотрудником сохраняется заработная плата в период с 9 по 12 и с 17 по 25 марта.

Совет

Расчет суточных подтвердите документально, например бухгалтерской справкой.

Такой документ поможет обосновать размер выплаченных суточных в случае налоговой проверки.

Ситуация

Полагаются ли сотруднику суточные, если в счет гостиницы, где он остановился во время командировки, помимо стоимости проживания, включена стоимость питания в ресторане

Да, полагаются.

Суточные сотруднику выплачивайте в любом случае. Расходы на выплату суточных могут подтвердить документы, оформляемые при направлении сотрудника в командировку.

Что же касается налогового учета расходов на питание, то он зависит от того, как гостиница оформила документы.

В состав командировочных расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, входят и суточные, и затраты на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах. Однако стоимость обслуживания в номерах, питания в ресторанах в налоговую базу включить нельзя.

Поэтому, если в счете гостиницы расходы на питание указаны отдельной строкой, учесть их при расчете налога на прибыль нельзя. В расчет налога включите только стоимость проживания. Если же расходы на питание в счете не указаны и отдельной строкой не выделены, а включены в общий счет, то в уменьшение налоговой базы спишите всю заплаченную гостинице сумму за вычетом НДС.

Однако если в счете гостиницы сделана запись «стоимость питания включена», но отдельной строкой эта стоимость не выделена, то при включении всей суммы счета в состав расходов появляется риск возникновения спора с проверяющими. Дело в том, что налоговая инспекция может не принять такие затраты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, причем в полной сумме, поскольку расчетным путем выделить расходы на питание не представляется возможным. В такой ситуации, чтобы включить стоимость проживания в состав расходов в налоговом учете, нужно попросить гостиницу переоформить счет одним из следующих способов: − не делать запись «стоимость питания включена»; − при наличии такой записи выделить стоимость питания отдельной строкой.

Ситуация

Платить ли сотруднику суточные, если проезд, проживание и питание оплачивает принимающая сторона

Да, платить. Выплатите суточные в полном размере, даже если принимающая сторона оплачивает питание сотрудника.

Суточные – это возмещение работнику дополнительных расходов, которые связаны с его проживанием вне постоянного места жительства. Суточные не выплачивают на конкретные цели, они покрывают личные расходы сотрудника во время командировки.

Суточные – обязательная выплата. Заменить их оплатой питания и прочих услуг работнику нельзя. Также нельзя снизить размер суточных, который установлен локальными документами работодателя. Данный порядок действует как при командировках по Казахстану, так и при заграничных поездках. (см. Ответ Министра труда и социальной защиты населения РК от 4 февраля 2021 года на вопрос от 26 января 2021 года № 664015 (dialog.egov.kz))

Ситуация

Положены ли суточные сотруднику, командированному в местность, где он имеет постоянную регистрацию (прописку). В местонахождении работодателя у сотрудника временная регистрация

Да, положены.

Командировкой признается направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы в другую местность (пп.82, п.1, ст. 1 ТК). Работодатель обязан выплатить командированному сотруднику суточные (ст. 127 ТК). Исключением является тот случай, когда сотрудник уезжает в командировку в местность, откуда у него есть возможность ежедневно возвращаться к постоянному местожительству.

Суточные – это дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне постоянного местожительства. Постоянным местожительством является место, где гражданин постоянно или преимущественно проживает и имеет постоянную регистрацию. Из буквального толкования этого определения можно сделать вывод – при командировании к месту постоянной регистрации суточные сотруднику не положены.

Однако такой порядок приведет к нарушению прав сотрудника. Необходимо учитывать невозможность командированного ежедневно возвращаться к постоянному местожительству. Таким местом является местожительство в местности, где расположена организация, в которой работает сотрудник (т. е. место его временной регистрации). Место постоянной регистрации при этом неважно. Поэтому, если сотрудник отправляется в командировку в регион, в котором у него есть постоянная регистрация, но откуда он не сможет возвращаться ежедневно в место постоянного проживания, выплатите ему суточные.